会展管理——理论与实务

通过本章的学习，了解会展危机管理和日常安全管理的主要内容，了解危机管理和安全管理的重要性。wwwwcom
主要内容
●会展危机管理
会展危机的概念和类型；会展危机预案；会展危机控制
●会展安全管理
会展安全管理的概念；会展安全管理的内容
2001年的“9·11”恐怖事件，导致许多展览被迫取消。2002年7月27日，在乌克兰国际航展上，一架战斗机在进行特技表演时坠毁。在2003年的“香港国际珠宝展”上，仅在开幕之日就发生了两起珠宝盗窃案，两名参展商在两分钟之内被窃去价值200万美元的钻石。2003年的非典事件几乎给我国大部分行业造成重创，会展业也不例外，造成会展业停滞时间长达4到5个月，全国会展数量和展览面积比上年同期减少60%，收入减少55%，利润减少60%以上。这些事件无疑给展会造成了巨大的损失，也提出了一个重要话题，即会展危机管理。
第一节会展危机管理
会展是一个集人流和物流于一体的场所，任何的危机事态在会展中发生都会使它本身的影响扩大数倍，既造成参展商、观众的人身和财产损失，又造成对展会的无形损害。我国会展行业发展快但还不成熟。这种不成熟的发展状况决定了其在遇到危机事态时，应变能力和抵御能力不强。因此作为展会主办单位，提高危机意识，真正把危机管理纳入会展管理的体系中，使我国的会展危机管理正规化、系统化是当务之急。
会展管理
一、会展危机的概念和类型人类社会对于危机这个字眼并不陌生，从单个人、家庭到社会都或多或少经历过危机的考验。
1.会展危机的概念
对于“危机”的界定长久以来都没有形成统一的意见，因此对会展危机的认识也不统一，大致分为广义和狭义的两种。
狭义的会展危机可以概括为：是会展过程中危险和巨大困难的时刻；是一个转折点；是一个重要的情形，这一情形的结局决定着是好的或者是坏的后果的发生。
广义的会展危机可以概括为：会展过程中的不确定因素和危害性因素的总和。主要侧重于它的不确定性和危害性。
危机不论大小，都会对会展造成不同程度的威胁，妨碍会展活动的顺利进行。会展危机管理的目标就是消除或者减弱这些危害，保证会展活动成功举办。这里从危机管理的目的出发，把危机的特征归纳如下： 1危机是不确定的因素； 2危机的发生会带来损失； 3危机有可能被预见； 4危机不受波及范围大小的局限。
危机管理的实质是管理，是事先计划、组织、指挥、协调和控制的过程，它的目的是尽量减少利益相关者的损失。这里的效果不仅指经济效果，还兼具社会和环境效果。根据具体情况，处理危机的主体各自选择的侧重点不同。
2.会展危机的类型
为了更好地应对危机，首先要对会展危机事态进行分类，根据资源的相似性组织应对方案，减少成本、提高效率。通常可以把危机事态分为四类：
(1)医疗保健类
包括一些紧急的医疗事件，如人员昏迷、食物中毒、心脏病突发、伤亡以及晕车、呕吐等等。
(2)安全事务类
如自然灾害、人为事故灾害、恐怖事件和犯罪行为等危害到员工和参展人员的人身安全和财产安全的事态。
(3)政策和法律法规类
涉及法律法规事务的行为，如：劳动纠纷、罢工、参展商的合同或契约问题、侵权行为等。
(4)重大活动变更类
主要计划中的活动变更，如演讲嘉宾缺席、大型活动取消和天气因素导致的重大计划变更等。
会展危机事态的类型多样，完全预测活动中的危机事态是不可能的，通常一次危机事态会同时包含多个类型，所以要想把危机事态的危害程度减小到最小，一个详尽的预案体系是必不可少的。
二、会展危机管理的原则由于会展活动是特定空间的集体性物质文化的交流、交易活动，跨文化跨地区的物资和人员在特定空间的集聚使得冲突、问题发生的可能性提高，加之公众和媒体的广泛参与使会展活动的影响面变得更大。在面临各种危机事态时，不同的指导原则将会带来截然不同的后果，因此明确并遵循会展危机管理的指导原则是有效处理危机事态的必要前提和基础。
1.未雨绸缪原则
孙子兵法曰，不战而屈人之兵是上上之策。若能把危机在它发生之前就有效地解除乃是危机管理的最高境界，次之，是尽量减少危机带来的危害。只有充分地预测危机，并制定相应的预案，在心理因素和生理因素上都做好充分的准备，这样危机或许已经被扼杀在摇篮里，一旦危机发生了，也在掌控之内，产生的危害也最小。
2.快速反应原则
危机发生后的24小时是解决危机最有效的时限。对于会展活动来说，危机处理要求的时限更短，有时甚至必须在分、秒之内做出决策。这就要求管理者要有良好的心理素质和丰富的危机管理经验，能迅速找到问题的关键，并启动相应的预案或提出行之有效的对策。特别是对于众多媒体参与的会展活动来说，这种反应速度的快慢往往是危机时态产生的危害大小的关键环节。
3.单一口径原则
在危机处理过程中，危机管理部门对内部员工和外界公众应持一致的口径。对内要杜绝散布非正式渠道消息，尽量减少信息失真发生的可能性，防止非正式渠道消息的扩大，加重危机事态或引发新的危机；对外发言的立场要前后一致，尽量避免使用会引起异议的字词，减少事端的发生，降低危机的负面影响。
4.信息对称原则
即在危机处理过程中，应努力避免信息不对称的情况。理想状态是，在对内、对外两个层面上，保持信息管道的双向畅通。要在危机事态处理过程中及时地通知内部人员和外部人员，减少信息传播的渠道和层级，采用面对面的通知和交流方式，避免信息失真。为了杜绝内部员工妄自猜测和外界媒体歪曲事实的现象，所有的发言都要经过仔细准备和严格审核。
5.全面衡量原则
围绕危机事态所做的一切管理决策，都应以办展主体、展商、观众和媒体为决策之基准点，进行全方位的衡量和筹谋，平衡各方面的利益，除此之外，兼顾经济利益、社会利益和环境利益。这一法则要求决策人员有大局意识，果断决策的战略能力和高度的社会责任感。
6.维护形象原则
展会的品牌是展会得以长期生存的基础，对于组展单位来说危机事态对形象和品牌的危害往往较之财产安全要重要得多，而且对于形象的危害也是最深刻、最长远、最难恢复的。危机发生之后，组展单位的立足点应放在维护展会的形象上，在危机管理的全过程中，要努力减少对形象带来的损失，争取展商和观众的谅解和信任。实行前述五项原则的最终目的也是为了维护企业的信誉。
此外，对于最后一个原则，维护形象是危机公关管理的主要内容，危机在维护形象、提升品牌知名度方面，也是一种机会。
三、建立会展危机预案危机预案是危机一旦发生后，危机处理的保证和行动指南，在心理和行动上提供了信心基础，是危机管理决策者反应迅速，降低危机进一步扩大的可能性，降低危机危害程度的最有力的环节。危机预案一般包括危机管理机构、危机预测和分析、危机事态分类、危机事态排序、分级和评估、分类预案和危机管理培训和演习六个部分的内容，如图8.1所示。
图8.1会展危机管理流程
1.建立会展危机管理机构——包括确定负责人、人员构成、替补人员以及组织结构设计。
2.会展危机预测和分析——包括正确选择预测和分析方法，分析评价各种危机发生的可能性。
3.会展危机事态分类——根据处理危机事态所需要的资源相似性，对危机进行分类，类别层级尽可能具体、详细。
4.会展危机事态排序、分级和评估——即建立各种危机事态处理的优先次序，根据对社会造成的影响、发生的频率、引起公众的关注度或管理的难度划分不同的危机等级，从而根据等级采取相应的对策。
5.分类预案——根据危机的类别，确定危机处理的目标、所需的资金、资源和方式办法。
6.会展危机管理培训和演习——培训和演习应包括心理训练、危机处理知识训练和危机处理基本功演练等内容。培训和演习不仅可以提高应对危机的快速反应能力，强化危机管理意识，还可以检测已拟定的危机预案是否切实可行。
四、会展危机控制虽然有详细具体的各项危机预案的保障，但是危机处理的效果只有在控制过程中才能显现，会展危机控制的内容主要包括以下三个方面：
1.会展危机监测
监测的范围不仅限于展会活动现场，防止盗窃、暴力行为、医疗突发事件等，而且要监测场馆以外的政治环境、经济环境和社会环境对展会造成的潜在影响。
监测的方式可以借助于现代电子装置进行监控，也要配备人员监测电子装置无法监测的区域。建立信息传递和反馈系统，保证监测信息的畅通流动。
2.会展危机处理
不同的危机有不同的处理办法，但要及时果断地处理危机，就要迅速查找出主要危机和关键因素，以此为基础，参照已有的危机预案进行处理，这样可以集中力量使主要危机和关键环节得到控制，然后再妥善处理其他危机因素。
处理已经发生的危机要照顾好几个方面：抓住事件的本质，按照预案果断解决；处理好内部危机管理人员之间、执行人员之间以及两者之间的沟通和协调；处理好外部媒体和其他公众的沟通，防止事态扩大。
为了降低危机带来的负面影响，有效的措施有：在媒体上进行公益宣传，召开新闻发布会，与相关部门保持良好沟通，主动说明、积极赔偿等。通过上述措施，将承担责任、注重信誉的负责任的形象传递给公众，以转变展览组织者的形象。
3.调整预案
在会展的组织、开展过程中，不可避免的是不断变化的环境可能导致对危机事态的预测与评估发生相应的变动，所以要把危机管理纳入一个动态的过程中，不断调整已有的预案，适应展会的发展需要。
此外，会展主办单位要把自己的会议、展览主动融入到整个社会的危机处理系统中去。比如，如果在会展现场发现疑似非典或禽流感的现象，就要赶快把信息反馈上去，使之迅速进入整个社会的危机管理系统，让整个大系统都知道这件事并及时采取措施。
五、恢复提升在上一个阶段可能通过有效的控制阻止了危机的蔓延，但毕竟损失已经发生。一般情况下，参展商对展会的信心、员工的身心健康、展会的社会声誉等都会受到明显的影响，这些都需要依靠危机恢复管理来解决。这个阶段的工作主要有：恢复参展商、观众、媒体和政府对展会的信心；给予员工相应的抚恤。例如：当危机得到控制后，如果参展商没有得到应有的补偿，或者在危机处理中表现突出的员工未得到相应的奖励，很可能会使展览会再次陷入新的危机。有可能的话，可以设专人负责危机恢复信息的收集分析和恢复决策的制定。
恢复工作的执行者最好是能够代表高层领导的人，要有说服力，尽可能给予参展商、观众和内部员工最大的心理安慰。
危机过后，展会的市场和公众形象往往会受到重创，更严重的甚至会在行业内一败涂地。在恢复的基础上，展会的主办单位还要致力于重新塑造形象，有时候采取积极有效的措施，展会主办单位和展会本身的形象会得到大大提升。事实上大多数情况下，展会的形象受损都是因为主办单位在危机管理中的沟通不畅所造成的。由此可见，逐步挽回和重新塑造因危机事件而受损的展会形象也是危机恢复阶段的重要工作。
为重新塑造形象，展会组织者可以从以下几个方面着手：
1.与媒体进行及时沟通，恰当解决公众关心或存有疑虑的问题。
2.有效传达展会组织者对危机的真实态度和已做出的一切努力。
3.努力采取新的有效手段来转移媒体和公众的注意力。
4.协调利益相关主体的关系。
六、总结和评估这个阶段的工作重点是处理会展危机的后续工作和编写总结报告。
后续工作包括：1.对内部工作人员、外部调用人员、危机涉及的参展商和观众按照规定给予抚恤、补偿或补助，并提供司法及心理援助。2.调查危机产生的起因，落实责任，评估危机对展会产生的影响范围，采取补救措施维护展会的品牌和形象。
编写危机报告。一般是记录危机发生过程中的事件。通常，危机报告有两种形式：第一种报告是搜集关于危机事件发生的所有以后可能用到的信息和数据，例如：记录危机事态的所有目击者的姓名和地址，记述事件发生的确切时间、地点等。第二种报告是有效并及时地将事件报告给合适的当局，如警署、消防局、医疗协会等。
第二节会展安全管理
几乎近些年发生的大部分会展危机事件都是安全事件，而且这个比例还在逐年上升。如今，在展览业成熟的国家，安全问题越来越受到重视。我国会展业如何进行行之有效的安全管理，保护参展商和观众的利益是本节要讨论的重点。
一、会展安全管理的内涵会展活动过程中，人多物杂，安全工作不可或缺，准确认识会展安全的内涵很有帮助。
1.安全的内涵
安全的内涵有以下四层含义：一是客人、员工两个方面的生命、财产及企业财产的安全；二是客人的商业秘密以及隐私的安全；三是企业内部的服务和经营活动秩序、公共场所秩序保持良好的安全状态；四是不存在导致客人、员工两个方面的生命、财产及企业财产造成侵害的各种潜在因素。
2.会展安全管理的内涵
会议场所和展览场馆是一个公共场所，公共场所人员聚集，密度高，因此必须保障人员的人身安全，再加上展会上存放大量财产、物资和资金，因此人、财、物、信息等安全都成为宾客的基本需要。所以会展安全管理的内涵可以被定义为为保障客人、员工两个方面的生命、财产安全而进行的一系列计划、组织、指挥、协调、控制等管理活动。
例如：广交会就非常重视安全保卫工作，专门成立了大会保卫办公室，负责交易会展览场所和重要活动的安全保卫工作，包括制定广交会各种保卫方案和措施，协调各级公安部门行动，为广交会创造安全良好的社会环境；指导各交易团做好本团的安全保卫工作；维护展馆的防火安全；维护广交会大院及其附近道路的交通秩序，保障交通畅顺；负责发放内宾证件和车证等。人员编成上包括：商务部人事司、广东省公安厅、广州市公安局、广州市国家安全局、武警广东省总队、外贸中心保卫处等。
二、危及安全的事件在进行讨论安全管理之前，首先有必要了解危及安全的事件，确定管理的目标，这样才能有的放矢，提高管理的效率。危及安全的事件多种多样，工作人员的失职、盗窃、抢劫、突发疾病、食物中毒、甚至是爆炸、恐怖主义等等，都是很可能发生在展览和会议中的。这里列举几种较为典型的事件：
1.火灾
火灾也许是第二个最为常见的人为灾难。在大型活动中，大部分火灾都是人为因素造成的。例如，展馆内部和外部的电路复杂，稍有疏忽就会引起火灾；展览会中的某些参与者可能将尚未完全熄灭的烟头丢弃，加上展台搭建用的材料很多是易燃易爆材料，很容易使火势蔓延，更为可怕的是火灾发生后会引起人群恐慌，自然地向入口逃散，往往给救火工作造成阻碍。此外，由于恐慌的人群所造成的人员伤害更是无法估量的。
虽然火灾是极具破坏性的，但只要做好相关预防工作，展览会组织者可以将这种危险性降为零。这需要展览会组织方和场馆管理者在最初的策划或现场的服务中将所有可能造成火灾威胁的注意事项（如禁止吸烟的表示要醒目，员工要熟知消防器材的安放地点和使用方法等）、紧急逃散方式（出入口以及紧急出口的标识要明显）、在发生危害时的急救措施告知每一位与会者（会前的宣传手册告知和危害发生时的现场指导相结合）。迄今为止，展览业中还没有发生过严重的火灾事故，但管理者依然要给予足够的重视。
2.医疗卫生
展会现场是人流的聚集地，其中可能有传染病携带者，而病人和会展组织者可能也不知道；拥挤或者过于激动也可能造成突发性疾病或者晕厥；在统一安排的条件不是很完善的就餐环境中，可能会发生食物中毒等医疗卫生事故。所以基本上每个会展活动都应采取基本的医疗救助措施来维护会展活动的正常进行。
国际会展管理协会(iaem)的《生命/安全指导方针》指出：每个会展或是设施都要有合格的员工在场来处理紧急医疗事件。除了对正式员工及签约雇员进行事先培训，指导怎样应对紧急医疗事件外，还应当聘请合格的护士或护理人员在观众入场、展览期间以及观众退场时值班。聘请的医护人员或是场馆中可用的紧急救援人员，应当精通基本的救生常识、伤病诊断、急救主持和心肺复苏术，通晓危机通报计划的应用以及整个危机管理计划中的所有其他要素。
3.盗窃
这是在展览中经常发生的一类事件。由于展览会的参加人数多、流动性大，对进入者的身份核查一般都是填写一份表格，而表格的有效性难以核查，加上珠宝展、文物展、奢侈品展的兴盛，给盗窃犯罪分子提供了可乘之机，而且盗窃一旦发生，丢失的财物很难寻回。近几年，展览中发生的盗窃行为愈演愈烈，甚至有很多盗窃团伙、盗窃集团也把展览看成是难得的“契机”。2005年的上海国际珠宝展在筹备阶段，公安部门就已经接到报告，有不少跨国盗窃团伙已经把这次展览作为目标。
要预防盗窃事件首先要从出入口开始，保证合格人员的进入，对有“前科”的人员要提高警惕，加快电子身份核查系统的开发和应用。对于安全要求标准较高的展会，要加大安全预算支出，引进和改进电子监控设施。此外，要加强安全保卫队伍的建设和武警官兵的联系。
4.工程事故
由于展览会中的展台和所需要的各种建筑都是临时搭建的，在活动结束后会被拆掉，因而一些参展商可能为了节约成本，找一些非专业的设计公司现场施工，所使用的材料及施工质量都可能存在严重的安全隐患。展会现场管理者并不需要懂得如何去搭建一个安全的展览会设施，但却要明白哪些问题是需要在最后的安全检查中确认的：是否使用了易燃的材料？是否有什么地方容易滑倒、跌落或者绊倒？垃圾和其他废品存储在什么地方？工具放在什么地方？展台是不是能够承受道具、演员或演讲者、客人、乐队的重量？高层展台和楼梯是否有扶手？……
一般来说，得到有关部门正式批准的展会都会有一系列的安全规定，例如，为了保证安全，站台搭建所用的材料必须具备防火功能；照明设备和材料必须符合当地安全标准；电源必须有展览会指定的搭建公司人员连接。此外还必须注意施工搭建时的安全，不能使用有安全隐患的工具和材料；在展出期间，要有专人负责检查展台及设备情况，以保证展台安全和设备的正常工作。
5.暴力行为
暴力行为范围很广，包括抢劫、袭击、对抗、示威、恐怖主义分子爆炸威胁或暴乱。这里要强调的是，恐怖主义是确实存在的，国际恐怖分子是会展管理者、观展者和参展商最有可能遇到的恐怖袭击者。袭击的很大一部分是针对交易的。但是国际上有一种新的趋势，恐怖主义袭击的目标越来越多地指向旅游者。
这些事件最典型的特点是影响面很大，处理这类事件除了及时与武警官兵配合，尽快解决问题之外，还应该配备一个有经验的发言人或是协调员，以防止事件扩大，同时稳定与会者和外界的情绪，保证会展顺利进行。为了避免抢劫等一般犯罪行为的发生，会展举办之前，了解所在区域的犯罪率和以前会展期间发生过的犯罪种类是必要的步骤。
6.自然因素
在会展的举办地，有可能发生自然灾害这种不可抗力，并由此导致财产和人身的风险。自然灾害的剧烈性和大范围破坏性通常会造成难以估量的损失。作为会展主办方，在选择城市、选择场馆时就要充分考虑这些因素，首先查看选择的城市有没有发生自然灾害的历史，其次场馆建造时有没有考虑这些因素，以及能承受的自然灾害的级别有多大。一旦发生灾害，城市的相关部门和场馆方面有没有应对方案和措施。在做场地检查时，要确保对所有的警报装置都有清楚的了解。
三、会展安全管理内容会展安全管理涉及的内容非常广泛，它涉及防火安全、用电安全、搭建安全等等。它的目标是消除危机产生的潜在因素，或者是降低不可避免的危机产生的负面影响。安全管理要立足于会展进行的全过程，会展项目策划的每一个环节都是管理的重点。具体的步骤有以下几方面：
1.选择场馆
在会展场馆的选择过程中，一定要执行安保检查。测定的内容主要有：有无发生过火灾、盗窃等事件；出入场馆的交通是否符合交通安全标准；场馆内的安全设施是否齐全等等。除了要做实物检查，还要问一些很直接的问题，以确保选择的城市和会展场所是相当安全的。
有很多辅助工具用来对会展场所进行安保检查。为了测定所选城市的相对安全性，可以根据以下几点来评估：特殊利益团体和支持者；犯罪率；劳工情况/纠纷；自然灾害。
安全专家也建议在做场馆的安保检查过程中，应当检查用电安全监控系统和应急服务。最后，反复询问大量有关安全的问题，直到觉得这个场所相对比较安全为止。
2.制定安全规章制度
每个会展都有自己的展示规章制度，来保护会展管理方和观展者，免受会展举办过程中的内在风险的危害。展示规章制度一般会在参展商手册和展位销售合同中注明。通常，应在整个会展策划过程的前期订立销售合同并制定展示规章制度，同时要确保出售第一批展位之前，它们已经制定完善，并且必须强制执行。
国际会展管理协会(iaem)已为会展制定了展示标准，这将有助于会展管理者为自己的会展制定展示规章制度。iaem编撰的《展示规章指导方针》应附在参展商手册中，以确保展位的搭建和展品的展示都符合行业标准。
用于会展的安全和意外事故预防准则会因会展的不同而有所不同，这主要取决于会展的种类、展出的地点和性质。一般安全规定的内容有：防火安全条例、用电安全条例、展台搭建和展品运输安全条例、装饰材料使用安全条例、展品安全条例、公共区域安全防范规定。通常这些规章制定的原则是展馆自身的特殊情况和标准参照相结合，标准展位与特装展位区别对待，并且必须标明违章处理规定的方式与方法。
(1)消防安全规定
展会开幕前后展区内人员密集，展品众多，展会的消防安全十分重要。办展机构一般都要求各参展商用的搭建材料符合消防要求，必须是耐火材料；明火、液压罐、便携式加热设备、液化石油气等，或者被严令禁止，或者要经过消防局或者合格的设施代表的检测、批准；展位之间的通道必须保持一定的宽度，一般展会中禁止吸烟；特装展位的搭建必须考虑消防安全的需要，在展会开幕和布展之前，展会的消防安全计划以及特装展位的搭装计划还必须送交有关政府部门审批；场馆方的消防通道和消防设备要清晰标出、随时可见，不能封堵这类消防设施。另外，观展者在场时，不准将消防通道封锁；在有的地方，还有具体的安全标准。
(2)建筑物搭建和运输规定
在大多数会展规章制度中，搭建标准是必不可少的考量标准，尤其对于特装展位。展会的展位承建既是一项专业性很强的工作也是一项关系到展会形象和声誉的重要工作。如今，除了一些大的参展商会自己设计和搭建展位外，许多展会的组织者和办展机构都不再承担展会展位的承建工作，都把这项工作交给专门从事展位搭建的承建商，由他们来负责展位的具体承建，自己则致力于搞好展会的招展招商和组织管理工作。一般来说，选择展会承建商应从以下几个方面对其进行考察：技术是否全面；经验是否丰富；是否熟悉展览场地和设施；是否能提供展台维护保养服务等等。
要参照国际会展管理协会(iaem)的《展示规章指导方针》制定展台搭建标准。一般来讲，那些两层的、有阶梯的或者有额外高度等特征的展台，必须有搭建计划，而且这个计划必须通过注册专业工程师和所在展馆的工程技术人员的认可。
参展方必须遵守上述标准，以及当地的条例和此次会展的具体情况所决定的相关规章制度。通常，应当在标准的最后加上一点说明，此标准的解释权归会展管理方。
(3)贵重物品安全管理规定
有贵重物品参展时，必须采取一些预防措施，首先在展台展柜设计时要融入保安意识：存放珠宝的陈列箱需装有安全防盗、防弹玻璃，并配以特制的保险锁，通常保险公司会提出一些具体的建议和要求。其次，对每一件展品都要做好标记并进行登记，通常警方能就如何做好标记提出一些建议，如雕刻记号或利用紫外线才能显示的记号等。至于利用警报器保护展品，可以选择有控制机关的链锁或警报线一直连接到展台内部，专业的安全产品公司会推荐一些有效的装置。若是极高风险的展品或贵重物品，则需要雇用保安人员值夜守卫，但要提前与展览组织者商定并与展厅保安部门取得联系。在展位搭建和拆除过程中，贵重展品可以放在安全性较强的储存室和保险柜中。根据物品的重要程度还可以选用防盗相机和白天雇佣保安人员的方法，以确保物品安全。
(4)公共区域安全规定
出入口区域：展厅出入口不能有障碍物，并且要足够开阔，使其能作为紧急出入口。紧急出口在观展期间一定不能关闭。不要将消防设施和应急设备隐藏或加以遮挡。灭火器、盛放灭火水龙带的橱柜、报警信号箱、消防用水管，不能以任何方式隐藏或遮挡。最初的展厅楼层规划应当清楚地说明上述所有设施的具体位置。
交通区域：展厅中的走廊和人行道至少要有8英尺宽，如果是公众会展，这个宽度要增大到10英尺。建筑物安保官员和员工，应当监控所有人流拥挤而出口狭窄的出入口。
此外，合同中对在会展中发生的偷窃、损坏、遗失和破坏等情况，公司是负有限责任还是不负任何责任，都要清楚地加以说明；有了各种各样的安保措施，还应说明是否将提供24小时安全服务和提供展后保管服务；为了避免被参展方误解以及随后的纠纷和可能发生的诉讼，合同中应以某种形式约定包括不承担责任的条款，亦即注明作为会展管理方，有保留修正和解释合同中的条款、条件和限制的权利，因为这有利于保障会展的成功和推进主办方的意图。
3.成立管理组织机构
首先，确定危机管理小组的成员构成：总责任人可以是场馆方人员、主办方人员或者是外部聘请的专家，关键是善于处理危机情形的人。小组成员不必太多，两到三个即可，当情况发生时可以把内部员工纳入安全管理的体系中来，这样可以节约成本，减少人员闲置带来的浪费。
其次，确定总责任人和每个员工的责任。
再次，对会展管理小组中的所有成员进行培训，使他们掌握如何在危机情形中做出反应，包括如何运用双向无线电通讯设备等。在会展开幕之前，进行一次演习，保证在会展中工作的任何人(会展设施方工作人员也包括在内)都提高警惕，都接受过危机管理的培训，并且都参与到演习中来。情况发生后，管理组织可以迅速扩展成具有如下职能的结构。
4.购买保险
由于会展活动中危机的存在，除了尽量避免之外，规避风险的有效措施之一就是购买保险。在我国，一些参展商会单独为自己的财产投保，然而针对会展的专业险种却十分缺乏。在国外会展保险发达的国家，会展业通过一个有代表性的、高度自律的行业协会来促成保险工作，它具有唯一性、全国性和权威性，它鼓励行业内部自办保险，如设立自保基金或组建互保机构等。而且，西方国家展览业的保险十分注重专业细分和对象细分，对许多微观产品提供创新的、有特色的服务。他们的险种有：综合责任一般险的年度保险、重要人物险、经营中断险、伤残险、展品和摊位的意外损害与丢失险、参展人员的意外伤害险等等，这种细分强化了保险的功能，为会展主办方、参展单位和观众最大限度地减少损失提供了可能。
关于保险，最受关注的应该是责任范围。规范的一般责任保险单，其赔偿责任范围将包括第三方及观展者的人身伤害和财产损失，其他情况在一般责任保险单中也可以得到保障。保险费通常基于对风险的测评，如展台的数量，估计的观展者数量，会展的类型(展示品等)。在会展行业做生意，保险支出是正常支出，关键是知道自己需要什么。
在我国，从名称或条款上讲，还没有一种专门的展览类综合保险，不过保险公司越来越重视针对特定行业保险的开发。目前，许多险种适用于会展行业。比如：展览会开始前的展品运输、展台搭建等，都有相应的保险。在展览过程中，由于主办方的疏忽或过失等造成的损失，有公众责任险；主承办方的雇员发生意外伤亡，可考虑投保雇主责任险。还有针对被保险人的经营风险所设的偶发事件险。
以上是主办单位对于会展安全管理的内容，而对于参展单位来说，在展览中应该注意的一些事项有：
●是否有完整的突发事件处理方案。
●是否有救生系统和火警系统。
●紧急出口是否明显标示、畅通无阻并能正常使用。
●展览会期间，该设施是否提供医疗服务？如果没有，最近的正规诊所或医院在哪里。
●该设施是否有公众广播系统，以便紧急事件发生时可以及时通知。
●该设施是否经过自然灾害（如飓风、台风、地震等）？如果有，他们是怎么处理这些情况的。
●该设施和参展商下榻的酒店内部或附近是否有治安问题。
●该设施或酒店内部或附近哪些地方应该尽量少去。
●在展览会期间，如何管理和控制观众、展位工作人员、基建人员的出入？这些措施是否奏效。
●该设施的外部和停车场的照明是否足够。
●该设施有什么样的保安人员？每班岗配备几名?职员接受过什么培训（急救、防火防盗等）。
●该设施如何保证你的设备在展前、展中、展后的安全。
阅读资料上海市展（博）览会场馆安全防范管理规定（试行）资料来源：上海市会展行业协会。根据《上海市特种行业和公共场所治安管理条例》、《上海市社会公共安全技术防范管理办法》和《上海市社会治安防范责任条例》有关规定，为进一步加强本市各展（博）览会场馆（以下简称“展馆”）的安全防范工作，特制定本规定。
一、适用范围
本规定适用于以商业性活动方式在固定地点及预定时间内展示物品并交流产品、技术或者服务信息的各类展馆。
二、展馆的分类
（一）一类展馆
凡符合以下条件之一的展馆为一类展馆：1.举办国际性大型展览的；2.展出净面积为5000平方米以上（含）的；3.展览、展销金银珠宝饰品、钻石、字画、钟表等特殊物品和三级以上（含）文物（参照国务院、文化部的相关规定）。
（二）二类展馆
凡不符合一类展值条件的展馆，均为二类展馆。
三、一类展馆的安全防范措施
（一）技防
1.电视监控系统
(1)展馆所有出入口、一展区主要通道、贵重展品贮存库、停车场（库）出入口以及卸货区等处，均应安装彩色监控摄像机。对空间较大的展区、出入口，应安装多台摄像机实行监控，不得存在盲区。展馆出入口应安装固定监控摄像机，监视画面应能看清出入人员面部特征和出入车辆牌号。室内展区应按1台/600m2的比例配置监控摄像机。对特殊物品的展区，应按1台/60m2比例装监控摄像机的管线，在展出特殊物品的，应全部安装到位，其监视范围应能覆盖所有特殊展品的摆放区域。
(2)上述部位的监控摄像机一般宜采用定焦距、定方向的安装方式，安装位置应尽量避开来自出入口或窗口的直射阳光，避免图像出现逆光现象。摄像机监视范围内的平均环境照度应达到200lux以上（含）。
(3)所有摄像机视频信号应直接输入录像记录系统，不得有其他设备（字符发生器除外）参与工作，并采取实时录像方式（录像机设定为sp、lp或者p工作方式）进行录像。使用硬盘录像机的，其产品质量应符合《安全技术防范监控用硬盘录像机通用技术要求》（db31/295—2003）。录像资料保存时间应不少于10日。
(4)监视系统应具备视频信号的传输、切换、控制、显示、记录和重放等功能。所有监视画面应能准确显示日期、时间，并保证在监视器屏幕上有足够的有效画面。监视画面和录像资料回放应保持足够的清晰度。
2.中心控制室
(1)展馆应设置中心控制室（保安值班室）。中心控制室应配置报警控制主机、报警终端图形显示装置、电视监控终端设备和通讯设备等。
(2)中心控制室应具备对监控目标的监视、录像及图像实施切换、镜头光圈控制、焦距调整等功能，并能实时显示发生警情的区域、日期、时间及报警类型等信息。
(3)中心控制室的控制台、机柜和设备均应有良好的接地和防雷设施。采用联合接地时，接地电阻1Ω；单独接地时，接地电阻4Ω。
3.入侵报警系统
(1)展馆所有出入口、与外界相通的窗户、特殊物品展区、展品贮存库等处，均应安装入侵探测器，展品贮存库还应加装振动入侵探测器。入侵探测器应与中心控制室的报警控制主机联网，同时，根据与其对应区域的灯光特性，与监控摄像机联动并进行录像。
(2)中心控制室应安装紧急报警按钮，紧急报警按钮应与属地公安“110”接处警服务中心联网。
(3)报警控制主机应具有入侵报警、防拆报警、防破坏报警、故障检测及欠压指示功能、报警时应能发出声光提示，并能同步进行打印、统计、巡检、查询，以及记录报警发生的日期、时间、区域和报警类型等操作。
(4)报警控制主机应配置备用电源，备用电源应能满足报警系统正常工作24小时的需要。
（二）物防
1.展馆
(1)展馆入口处应设置通过式金属探测门和x射线安全检查设备。
(2)展馆在展出特殊物品期间，应设立相对封闭的特殊物品展区，并设置单人出入通道。
(3)馆建筑及外围易攀登、藏匿人的部位，在不影响观瞻的前提下，应设置障碍物。
2.展台、展柜
(1)展台、展柜应由防弹复合玻璃感粘钛合金防暴薄膜玻璃以及相关金属框架组合而成，并安装防盗锁。展台、展柜内应配置放物柜，并安装锁具。
(2)展出特殊展品、价值巨大的展品及一级以上文物，展台、展柜应设立1米参观线，并另加实体防护设施。
3.展品贮存库、中心控制室、财务室
(1)展品贮存库、中心控制室、财务室应分别安装防盗安全门。防盗安全门的质量应符合《防盗安全门通风技术条件》（cb17565′-1998）中c级防盗安全门的要求。窗户也应采取相应的防护措施。
(2)馆中心控制室（保守值班室）应配备专用防护警械。
4.室外展出
(1)展出大型贵重物品、三级大型文物时，应采取一定的实体防护措施。
(2)展出价值巨大物品、二级大型文物时，要建立高0.8—1.2米的栅栏或砖制围墙，栅栏、围墙与展品的距离应在3至5米范围内。
(3)展出大型珍贵物品、一级以上大型文物时，要采取不低于大型文物规定的防范措施和其他措施。
（三）人防
1.法定代表人是展馆安全防范工作的第一责任人，主要责任是：
(1)认真贯彻执行有关安全防范工作的法律、法规和规章。保卫机构，配置保卫人员。
(2)责任制定安全防范工作制度，组织保卫人员开展安全防范工作措施。
(3)负责落实展馆安全防范工作所需的经费和设备，解决其他工作的重大问题。
2.保卫机构、保卫人员主要职责：
(1)制定安全防范工作制度，落实安全防范工作措施。开展法制和安全防范宣传教育活动，组织开展群防群治工作。
(2)加强公共场所、重点部位、贵重物品等的安全防范管理，组织开展值勤、巡逻、检查等安全防范工作。
(3)建立值班室（中心控制室）24小时值班制度，并认真做好值班登记、交接工作。
(4)及时向公安机关报告发生在本单位的刑事、治安案件和治安灭害事故情况，并协助公安机关开展相关调查、取证工作。
(5)执行其他安全防范工作任务。
3.展品的运输、交接
(1)特殊展品的运输应由专门的保安押运公司承担。境外特殊展品出入境及运输过程，必须由海关监管进行。境内展品运输安全工作，由参展单位负责。各相关单位应严格按规定办理交接、登记手续。
(2)展品出、入展馆，必须有主办单位出具的展品出、入展馆书面文书。展品在展馆贮存库内存放，应严格办理出、入库登记手续，并做好交接工作。
4.展品的保险
对贵重展品，应由主办单位、承办单位或参观单位办理相应的保险手续。
5.观众
对进入特殊物品展馆的观众，应在查验其有效身份证的同时，做好相应登记工作。
四、二类展馆的安全防范措施
应参照一类展馆的安全防范措施予以落实。当二类展馆展出应在一类展馆展出的物品时，应将一类展馆的安全防范措施落实到位。
五、其他规定
（一）展馆安装使用的安全技术防范产品，其质量应符合国家、行业、地方标准及公安部门的要求。
（二）展馆的安全防范设施建设应做到与场馆建设同设计、同施工、同验收、同交付使用。已建展馆的安全防范设施建设，应按照本规定进行改造和完善。
（三）展馆举办重要展览时，宜使用保安犬协助开展巡逻、清场等工作。
（四）本规定自下发之日起施行。
（上海市公安局、上海市对外经济贸易委员会、二○○四年七月五日）
案例：展览会的安全
根据上海世贸商城相关资料编写而成。2004年5月13日下午4时左右，第四届上海国际珠宝展览会上某饰品参展公司的一只装有小颗粒成品钻石的背包被盗，价值69万美元。
按照惯例，下午五时展馆将进行清场，所以下午四时三十分左右，上海国际珠宝展就不再接受参观者入场，展商也陆陆续续收回展品。就在短短的几分钟之内，此参展公司的工作人员发现一只装有小颗粒成品钻石（规格0.01—0.15 cts）的背包不翼而飞。接到报案后，长宁区公安分局民警迅速赶赴现场展开了调查。参展商回忆说，就在4时左右有几个外国人在展台索要名片，说着听不懂的话，等他们走后，帆布包就被发现不见了。同时通过对展馆内录像资料的分析，警方发现当时在失窃公司展台附近走动的人当中，几名外国人曾频繁出现在该公司展台周围。其中，一名红色头发的外国女子尤其引人注目。根据为展商提供餐饮服务的某俱乐部工作人员提供的此外籍红发女子的相貌特征，民警向上广交通频率求助，19日在出租车司机的机智配合下，终于从5月17日晚开始，犯罪分子接连落网。到5月18日上午，一共有20余名外国犯罪嫌疑人被抓，赃物也被全部起获。警方证实：犯罪分子是来自哥伦比亚、墨西哥、委内瑞拉、哥斯达黎加、智利和秘鲁等国家的跨国盗窃集团成员。
近年来展会中频繁发生盗窃案件，而且呈现出跨国犯罪、集团犯罪的新趋势。犯罪活动大多经过周密的计划，方式多样，给侦破工作大大增加了难度。此次盗窃案中起到关键因素的是监控系统。据了解，世贸商城的展厅内外共有42个监控摄像头，对展会进行全方位的监控，同时还有专业保安人员随机巡视。但是在如此严密的防范体系下，众多犯罪分子却能轻易进入场馆，并且盗走钻石，有以下几点值得思考：首先，对入场者的身份核查系统有待改进，其次监控设备覆盖的范围要更广，放置角度要合理，监察人员的警惕性要提高。对于珠宝展这类安全防范措施要求极高的展会，要预先与公安部门联系，制定详细的预案，在案件发生之后能迅速采取行动。还有一个问题是，像珠宝展这种展会的担保问题，目前基本没有保险公司原意给参展商投保。所以一旦案情没有侦破，参展商将遭受巨大的损失。尽管此次案件已经被侦破，没有造成展商的财产损失，但是展会本身的形象影响确实存在。作为品牌展会，展会主办单位必须采取措施改变现状，防止情况继续恶化。
次年5月12日开幕的第五届上海国际珠宝展，有来自11个国家和地区的150多家著名厂商与供货商参展，是华东地区规模最大、国际化程度最高的专业珠宝展。上海国际珠宝展的主办地上海世贸商城鉴于2004年的盗窃案，投入100多万元进行技术设施的改造，在世贸商城4楼珠宝展厅内安装了160多只平均环境照度达200lux以上的监控摄像机，并配备了入侵报警系统和警犬，在钻石展柜加装了更为密集的监控系统，包括持柬贵宾和内部工作人员在内，所有来宾一律凭有效身份证件、通过安全门入场；观众随身携带的包袋在进出展馆时全要通过x光透视。媒体称为“武装到牙齿”。而且公安系统和展会主办方事先已经开会商讨了展会的安全问题，基本上弥补了上次展会的漏洞，但是仍然没有一家保险公司肯为展品担保。
复习思考题：
1.简述会展危机的主要特点和分类。
2.会展危机管理必须遵循的原则有哪些？
3.简述会展危机管理的流程。
4.简述会展安全的内涵。
5.常见的危机安全的事件有哪些？简单分析其原因和解决措施。
6.会展安全管理的内容主要有哪些？
7.如何看待第五届上海国际珠宝展的安全工作？